Sorgenkind IT - was kann die Unternehmensorganisation tun?

“Wenn ein Unternehmen gut geführt wird, ist das schon die halbe Miete.”

Ja, eben nur die halbe.

Heutzutage hängt der Erfolg eines Unternehmens nicht nur von den unternehmerischen Fähigkeiten der Geschäftsführung, sondern auch ganz besonders von einer guten Unternehmensorganisation ab.

Die Organisation der IT-Abteilung scheint dabei ein besonderes Sorgenkind zu sein, zumindest ist das das Resultat meiner langjährigen Erfahrung.

Wir können nicht mit, aber auch nicht ohne einander - die Beziehung zwischen IT und den anderen Abteilungen

Wenn ich als IT-Berater auf ein Unternehmen schaue, stehe ich oft vor der Herausforderung, aus den verschiedenen Abteilungen korrekte und vollständige Anforderungen an die IT zu bekommen.

Was genau muss die IT in welcher Qualität bereitstellen, damit das Geschäft bestmöglich unterstützt wird? 

Häufig ist auch in den Fachbereichen nicht genau klar, was benötigt wird, um einen guten IT-Service bereitzustellen. Wie muss kommuniziert werden, damit die IT es versteht?

Oft gibt es große Missverständnisse zwischen den Abteilungen und der IT.

Die IT wird in den Fachbereichen und oft auch in der Unternehmensführung als sehr undurchsichtig empfunden. Es kursiert das Gerücht, sie sei eine Black Box, in der Menschen arbeiten, die aus ihrer Tätigkeit ein Geheimnis machen. Was machen sie überhaupt, warum und wie? 

Was ist damit gemeint?

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Foto von Ryanniel Masucol: https://www.pexels.com/de-de/foto/natur-frau-wasser-gras-6505027/

Umgekehrt ist es für die IT schwierig, die Abläufe in anderen Abteilungen nachzuvollziehen, geschweige denn zu verstehen, was von der IT erwartet wird. „Die müssen ihre Anforderungen nur mal richtig beschreiben, dann liefern wir das schon“. Doch, was heißt überhaupt „richtig beschreiben“?

Kommunikationsproblem par excellence.

Welche Konsequenzen ergeben sich daraus?

Kommunikationsschwierigkeiten kennen wir aus dem Alltag bereits zu genüge. 

Zu zerbrochenen Freundschaften, Ehekrach und Nachbarschaftskriegen haben sie geführt – oder zumindest zu Unmut.

 

In den Abteilungen herrscht oftmals Unzufriedenheit über die IT: die Leute dort reden fachchinesisch, die IT bekommt immer mehr Geld als die anderen und überhaupt, warum sind sie so teuer?

 

Auch auf der anderen Seite wird kräftig geschimpft. Überall werden die Vorgaben zur IT-Sicherheit ignoriert, wegen jedem Pups wird ein Ticket erstellt, als hätte man nichts anderes zu tun…und Ressourcen reichen hinten und vorne nicht.

(Sie merken schon; Geld ist immer ein Streitthema.)

 

Aus einer Mücke kann ein Elefant werden, das wissen wir ja.

Nach jahrelangem, stillem Unmut entstehen teilweise tiefe Gräben zwischen der IT und den übrigen Abteilungen.

Eine ablehnende, misstrauische Grundhaltung dem anderen gegenüber (gepaart mit Kommunikationsproblemen) kann dazu führen, dass die Möglichkeiten einer modernen IT nicht optimal genutzt werden. Und das ist schlimm, denn Technik auf dem neusten Stand ist eine essentielle Voraussetzung für eine höhere Wettbewerbsfähigkeit.

Potenziale werden nicht ausgeschöpft. In Extremfällen können die Existenz des Unternehmens und damit die Arbeitsplätze gefährdet sein.

Der Mediator Unternehmensorganisation

Was ist also zu tun?

Die Organisation des Unternehmens sollte neu durchdacht werden Abteilungen und IT müssen zusammenwachsen und enger zusammenarbeiten.

Konkret bedeutet es:

  • die IT muss viel mehr in die geschäftlichen Abläufen involviert sein, um sie zu verstehen
  • die Fachbereiche brauchen bessere Möglichkeiten, ihre Abläufe so zu beschreiben, dass sie für die IT verständlich sind. 

 

Das ist leichter gesagt als getan? Schließlich gibt es diverse Hindernisse. 

In den meisten großen Unternehmen wird klassisch mit Stellenbeschreibungen gearbeitet, nach denen sich die Stelleninhaber richten. Häufig reicht das aber nicht aus, sodass auch Tätigkeiten ausgeführt werden, die darüber hinausgehen. 

Das spezielle Problem bei Kleinunternehmen

In kleinen Unternehmen gibt es nicht immer Stellenbeschreibungen.

Da wird nach Beruf eingestellt und erwartet, dass so gearbeitet wird, wie es das Berufsbild vorsieht.

“Machen Sie einfach mal, Sie wissen ja, was zu tun ist, schließlich haben Sie den Beruf erlernt.”

Gefragt wird also nur nach der fachlichen Qualifikation. Das ist theoretisch okay, praktisch jedoch nicht, da es im realen Arbeitsalltag anders zugeht.

Beispiel gefällig? 

Ein Handwerker führt seine Arbeiten so aus, wie es handwerklich richtig ist. Damit ist der Kunde zufrieden. Doch es ist auch notwendig, diese Leistung korrekt abzurechnen, Nachfolgeaufträge zu akquirieren, gute Bewertungen zu bekommen, um so den Ruf der Firma zu verbessern.

Nun das Problem: dieser Handwerker ist nicht etwa noch Buchhalter und Marketingexperte; er ist Handwerker. 

Bei vielen dieser administrativen Aufgaben kann die IT helfen.

Sie kann dafür sorgen, dass richtig und vollständig abgerechnet und dass die anderen notwendigen Aktivitäten nicht vergessen werden.

Wichtig ist also, dass ein gemeinsames Verständnis über die Abläufe im Unternehmen entsteht und enger zusammengearbeitet wird. Nicht nur zwischen den Fachbereichen und der IT, sondern auch zwischen den einzelnen Fachbereichen. 

Kein Kinderspiel: Die Organisation von Abläufen

Womit wir beim nächsten Knackpunkt wären: Je mehr Abläufe es gibt, desto mehr Probleme können dadurch entstehen.

Wenn Abläufe im Unternehmen haken, dann ist die Ursache häufig an den Stellen zu finden, wo es Übergänge von Zuständigkeiten gibt, d.h. wenn eine Arbeit an eine andere Stelle oder Abteilung übergeben wird. Werden dabei nicht alle relevanten Informationen mit übergeben, kommt es zu Missverständnissen, Rückfragen, Diskussionen und manchmal auch zu Kundenreklamationen. (Da haben wir sie wieder, die altbekannten Kommunikationsschwierigkeiten.)

Und das ist richtig teuer: Zeit, Geld und Imageverlust sind die Konsequenzen.

Dokumentationen sind unumgänglich

Daher reicht es nicht nur, gemeinsame Abläufe zu haben, sondern sie auch gemeinsam zu dokumentieren.

So kann die IT:

  • eine Software bereitstellen, die optimal auf die Bedürfnisse der Firma angepasst ist
  • auch gesetzliche Anforderungen wie die EU-DSGVO mit berücksichtigen, wenn die einzelnen Abteilungen die Daten nach ihrem Schutzbedarf klassifiziert haben

 

(Das Thema Datenschutz ist so vielfältig, spannend und essentiell, sodass es bald einen eigenen Artikel dazu geben wird.)

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Foto von cottonbro: https://www.pexels.com/de-de/foto/schwarz-und-weiss-buro-chaos-unordentlich-6539020/

So können Abläufe optimiert werden und das ist schließlich das, was jedes Unternehmen sich wünscht.

Doch Vorsicht bitte, auch hier gibt es Stolperfallen.

Es ist fast ein Hexenwerk, die Gesamtheit aller Abläufe im Unternehmen gleichzeitig zu dokumentieren und dadurch zu optimieren.

Kein Wunder also, dass es immer wieder dazu kommt, dass letztendlich nur Teilbereiche optimiert werden. Das ist zunächst nicht falsch, kann aber auch dazu führen, dass gewisse Randeffekte nicht berücksichtigt wurden.

Das Resultat davon: spätere Nacharbeit – noch mehr Zeit- und Geldverlust. (Mehr über Zeitverluste erfahren Sie in unserem Blogartikel zur Prozessoptimierung. Link)

Die Datenqualität ist entscheidend

Bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern ist besondere Vorsicht bei der Dokumentation und auch beim Datenaustausch geboten.

Hier gilt es mit den Partnern genauestens abzustimmen, wie Daten zwischen den Häusern fließen. Eine auszuwählende Software ist idealerweise imstande, Daten ohne großen Umwandlungsaufwand direkt zwischen den Systemen auszutauschen. Manuelle Tätigkeiten, die eine große Fehlerquelle sind und viel Aufwand kosten, werden so vermieden.

Wenn diese Fehlerquelle ausgeschlossen werden kann, wirkt sich dies dramatisch auf die Datenqualität aus. 

(Datenqualität klingt spannend? Dann können Sie sich freuen, bald gibt es einen Artikel dazu.)

Letztendlich geht es immer darum, die Abläufe, deren Zusammenhänge und damit das Unternehmen zu verstehen; zu begreifen, wie es funktioniert.

Nur so lässt sich eine optimale Struktur/Organisation des Unternehmens und somit auch des Sorgenkindes IT gewährleisten. Sie wissen ja schließlich auch nicht, wie Sie Ihr Kind am besten fördern sollen, wenn Sie nicht wissen, was in ihm vorgeht und wie es tickt, oder?

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