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Auftragssituation schwächer, Margen geringer, Kosten steigen unverhältnismäßig zum Gewinn – aussichtslose Situation?
Nein, denn Sie als Unternehmer wissen, dass es in Ihrem Unternehmen immer Raum für Verbesserungen gibt.
Nur gewusst wie.
Bester Lösungsvorschlag meinerseits: die Prozessoptimierung. (Jetzt nicht wegklicken. Es hört sich komplizierter an, als es ist.)
Sie hilft Ihnen, die Effektivität und Effizienz der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Effektivität bedeutet in diesem Zusammenhang die Fragestellung: „Tun wir das Richtige?”
Beim Thema Effizienz hinterfragen wir das Verhältnis von Aufwand und Nutzen, also „Tun wir die Dinge richtig?“.
Wenn ich also eine Tüte Reis auf dem Boden verteile und ich jedes einzelne Reiskorn mit Stäbchen aufsammle, wäre es effektiv. Denn ich beseitige das Chaos, auch, wenn es vermutlich Tage dauern wird.
Effizient wäre es, wenn ich dafür einen Staubsauger benutze und in 2 Minuten damit fertig bin. (Die Lebensmittelverschwendung sollten wir an dieser bewusst ignorieren.)
Sich die Frage “Stäbchen oder Staubsauger?” zu stellen und somit auch Schwachstellen und Optimierungspotenzial zu entdecken, ist eine fortlaufende Aufgabe.
Welche Ergebnisse Sie mit Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen erreichen, habe ich in diesem Beitrag zusammengefasst.
Das oberste Ziel der Prozessoptimierung ist die Reduzierung von Zeit- und Geldverlusten und damit die Steigerung des Gewinns, der Wettbewerbsfähigkeit und der Verbesserung von Kundenzufriedenheit.
Wenn ich nicht ganz falsch liege, deckt es sich mit dem Unternehmensziel und ist damit relevant für alle Unternehmen jeglicher Größen und Branchen.
Ein netter Bonus ist der Gewinn von Unternehmerfreiheit.
Denn optimierte Prozesse bedeuten keine Störungen in den Abläufen, keine notwendigen Korrekturen mit Stress und Zeitverlust. Alles läuft so, wie es laufen sollte.
Diese Ergebnisse lassen sich anhand von Kennzahlen klar nachweisen. Der Unternehmer kann anhand dieser aussagefähiger Kennzahlen das Unternehmen steuern und ist somit nicht mehr in den operativen Ablauf involviert.
Endlich geht er seiner eigentlichen Aufgabe nach: AM Unternehmen arbeiten und sichert so Stabilität und Wachstum.
Dieses Ergebnis kann auf verschieden Arten erreicht werden, z.B. durch…
Alle Wege führen nach Rom. Wie sehen diese Wege konkret aus?
Abläufe bzw. Prozesse sind eine Aneinanderreihung von Aktivitäten, die mindestens ein Ziel haben.
Wenn Sie also ein Produkt herstellen, gehören die Aktivitäten Arbeitsvorbereitung, Qualitätssicherung, Konfektion, Produktion und Qualitätskontrolle alle zum Produktionsprozess. Fehlt ein Schritt, kommt am Ende nur Schrott raus.
Damit das nicht passiert, werden Abläufe verbessert. Vorher sollte Klarheit geschaffen werden über die Fragen:
Datengesteuerte Prozesse können sehr schnell und genau über das sogenannte Process Mining analysiert und optimiert werden.
Mit Process Mining durchleuchten Sie Ihre Prozesse akribisch. Mit einer speziellen Software können Sie verschiedene Daten erfassen und auswerten. So z.B. die Dauer von Durchlaufzeiten und Häufigkeit von Aktivitäten.
Da es unzählige Möglichkeiten der Prozessauswertung gibt, ist es wichtig festzulegen, was man genau bewerten will.
Somit nutzen Sie Data Science, um die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, zu überwachen und zu verbessern.
Mit Blick auf eine innovative, digitale Zukunft des Unternehmens, bilden Process Mining, Workflow und Prozessautomatisierung die Grundlage für eine schnelle und kontinuierliche Verbesserung von Abläufen. (In einem späteren Artikel gehe ich noch einmal konkret auf dieses Fachchinesisch ein.)
Die Produktion oder Dienstleistung ist ein wesentlicher Teil der Wertschöpfungskette eines Unternehmens.
Salopp gesagt, bringt das die Kohle.
Alle Aktivitäten bzw. Prozessschritte sollten sorgsam aufeinander abgestimmt sein – so die Theorie.
Oft sind sie es nicht und so gerät der Ablauf ins Stocken.
Was sind die Folgen davon?
Lieferfristen können nicht eingehalten werden. Unzufriedene Kunden. Empfindliche wirtschaftliche Einbußen. Wollen wir nicht.
Wie also vermeiden? Engpässe in der Produktion entstehen, wenn die Nachfrage nach einer bestimmten Komponente oder Bearbeitungsschritt größer ist, als die Auslastung der Maschine bewältigen kann.
Lösungsmöglichkeiten aus dem Hause Prozessoptimierung gibt es zum Glück reichlich: Steuerung des Materialdurchflusses durch Digitalisierung, Reduzierung von Maschinenrüstzeiten, veränderte Technologien, Auslagerung von Arbeitsschritten…picken Sie sich gerne Ihren Liebling raus.
Bei der Verbesserung der Qualität geht es konkret darum, die Qualitätsleistung bzw. Qualitätsfähigkeit des Unternehmens zu erhöhen.
Dabei ist die Qualitätsleistung ein Sammelbegriff für verschiedene Qualitätskennzahlen wie Fehlerquote, Ausschuss etc. und die Qualitätsfähigkeit ein Maß für die Prozessbeherrschung.
Das führt zu Verbesserung der Kundenzufriedenheit, ermöglicht schnell und flexibel auf Kundenwünsche und Marktanforderungen zu reagieren und schafft somit einen Wettbewerbsvorteil.
Und als ob das nicht schon genug wäre: Fehler- und Ausschussminimierung spart Kosten und Zeit für Nacharbeit und Reklamationsbearbeitung.
Dabei ist es wichtig, die Qualität eines Produktes nicht erst dann zu überprüfen, wenn es fertig ist, sondern durch einen gezielten Qualitätsplanungsprozess Fehler auszuschließen.
In der Regel sind die einzelnen Arbeitsschritte in den Prozessen in Arbeitsanweisungen geregelt.
Auch wenn diese Anweisungen existieren, geschieht es immer wieder, dass Störungen auftreten bzw. die gewünschten Ergebnisse nicht erreicht werden.
Die Ursache liegt im Risikopotenzial von Prozessen (z.B. weil jemand keine Lust hatte, die 100 Seiten zu lesen – soll vorkommen).
Nur wenn mögliche Prozessrisiken erkannt und durch gezielte Steuerungsmaßnahmen ausgeschlossen werden, ist ein störungsfreier Ablauf möglich.
80% aller Prozessrisiken können durch eine simple Vorgehensweise identifiziert werden. Wenn Sie genauer hinschauen, schaffen Sie sogar mehr und können diese auch beseitigen.
Das Wichtigste vorweg: Beziehen Sie dabei alle Prozessbeteiligten ein.
Mehr Menschen, mehr Sichtweisen, mehr Ideen!
Ausgehend von dem Prozessziel spielen Sie mit Ihrem Team zusammen “Was wäre, wenn…”. Was könnte passieren, dass wir das Prozessziel nicht oder nicht zufriedenstellend erreichen?
Das sind die Risiken.
Was für Auswirkungen könnte das haben?
Bewerten Sie ganz klassisch die Risikopriorität durch die Bestimmung von
Eintrittswahrscheinlichkeit + Höhe der Auswirkung.
Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte es für die Bewertung der Auswirkung eine einheitliche Bewertungsgrundlage geben.
Wenn Sie z.B. die Intensität der Auswirkung mit “hoch”, “mittel”, “gering” bewerten, sollten Sie Kriterien festlegen, die dazu führen, dass alle Beteiligten zum selben Bewertungsergebnis kommen.
Diese einheitliche Bewertungsgrundlage ist wichtig, weil Menschen Risiken nicht objektiv bewerten können.
Je nach Charakter und persönlichen Erlebnissen, nimmt jeder Mensch die Risikoauswirkung verzerrt durch seine „eigene Brille“ wahr.
So neigen ängstliche Menschen dazu, Auswirkungen zu dramatisieren und Menschen, die kaum schlechte Erfahrungen gemacht haben, zum Bagatellisieren.
Und was die rosarote Brille mit uns macht, das wissen wir ja alle.
Auf dieser Grundlage festgelegte Risikosteuerungsmaßnahmen könnten unangemessen teuer oder nicht wirksam sein.
Für die Eintrittswahrscheinlichkeit könnten Sie prozentuale Werte angeben, z.B. <1% = unwahrscheinlich, 1-5% = möglich und >5% = wahrscheinlich.
Eintrittswahrscheinlichkeit und Intensität der Auswirkung ergeben in einer Risikomatrix die Höhe der Risikoklasse. So sehen Sie auf einen Blick, um welche Risiken Sie sich besonders kümmern sollten.
Sparen tut jeder gerne.
Nachhaltige Effektivitätssteigerung führt automatisch zu dauerhafter Kostensenkung und Verbesserung der Unternehmensleistung.
Doch damit nicht genug: sie hilft Ihnen auch durch wirtschaftlich unruhige Zeiten. Die richtigen Kennzahlen zeigen Ihnen sehr schnell den Erfolg dieser Maßnahmen.
Eine echte Wunderwaffe.
Kosten senken ist auch mit Umstrukturierungsmaßnahmen möglich.
Das bedeutet aber nicht zwangsläufig die Reduzierung von Arbeitsplätzen, wie oft vermutet wird.
Um unnötige Existenzängste zu vermeiden, ist es wichtig, den Mitarbeitern zu zeigen, welche Chancen sich durch die Umstrukturierung ergeben.
Zeit ist Geld.
Trotzdem wird in den meisten Unternehmen Zeit verschwendet – oft unbewusst.
Na klar, wer hat denn schon zu viel Zeit.
Die Übeltäter sind ineffektive und ineffiziente Prozesse mit Doppelarbeit, unnötige Nachfragen, Wartezeiten und Qualitätsmängeln.
Meisterzeitdiebe sind aber auch Suchzeiten, Überdokumentation, Meetings, Kommunikationsstörungen, zu lange Entscheidungswege…
Zeitineffizienz ist mehr als nur ein Ärgernis für das Management.
Nicht nur Kundenverlust kann die Konsequenz sein, auch Mitarbeiter leiden darunter. Möglicherweise suchen sie sich deshalb einen neuen Job.
Das freut nicht nur den Wettbewerber, der nun eine gut ausgebildete Fachkraft erhält, das kostet Sie auch richtig Geld.
Geld, das Sie schon in den Mitarbeiter investiert haben und Geld, dass Sie noch in den neuen Mitarbeiter investieren müssen – vorausgesetzt, Sie finden entsprechenden Ersatz.
Da haben wir es wieder – Zeit ist Geld.
(Genug davon? In unserem Download-Bereich gibt es den kostenfreien Zeit- und Geldfresser-Kalkulator. Beginnen Sie, Ihre Zeit- und damit Gelddiebe zu eliminieren.)
Effiziente Abläufe bedeuten nicht nur geringeren Ressourceneinsatz, weniger Verschwendung, und mehr Gewinn.
Unternehmen, die nachhaltige Technologien entwickeln und ihren Klima-Impact reduzieren, schaffen einen Wettbewerbsvorteil.
Nachhaltigkeit ist sexy!
Wegezeit ist für die Tonne (außer der Weg in die Kaffeeküche natürlich). Sie trägt nichts zum Ergebnis bei und erhöht die Kosten.
Wegeoptimierung ist daher ein Muss, wenn Prozesse verbessert werden sollen.
Durch veränderte Anordnung von Betriebsflächen, Arbeitsbereichen und Maschinen lassen sich Laufzeiten reduzieren und die Kommunikation verbessern.
„Man kann nicht nicht kommunizieren“.
Diesen Ausspruch von Paul Watzlawick kennen Sie sicher, doch wenige Unternehmen definieren, wie kommuniziert werden soll und vor allem, was eine gute Unternehmenskommunikation ausmacht.
Strategien werden auch hier gebraucht, denn ohne kommt es zu
Die Liste der Zeit- und Geldverschwendung durch mangelhafte Kommunikationsprozesse ist lang.
Ganz abgesehen davon, dass dadurch Mitarbeiter frustriert werden.
Wer redet schon gerne permanent aneinander vorbei, schweigt sich an oder hat das Gefühl, nicht wertgeschätzt zu werden? Welche Konsequenz zieht er daraus?
Richtig, er reicht die Scheidung ein – Moment, nein, er packt nur seine Sachen vom Schreibtisch zusammen und geht.
Auch das kostet kräftig!
Es geht nicht zuletzt um eine gute Beziehung (wie in allen Lebenslagen) und darum, Mitarbeiter effektiv in das betriebliche Geschehen einzubinden.
Mitarbeiter sollen und wollen sich zugehörig fühlen, denn jeder Einzelne ist kostbar für den Erfolg des Unternehmens.
Je besser in einem Unternehmen kommuniziert wird, umso effizienter und flexibler kann gehandelt werden.
Wenn die Hütte brennt, sollte das schnell die Runde machen (nicht das Feuer natürlich).
Durch eine konsequente Prozessanalyse können Sie Kommunikationsdefizite aufdecken und durch standardisierte Abläufe schließen.
Wichtig ist die Zusammenarbeit an den Prozessschnittstellen
– innerhalb eines Prozesses, und zwar dann, wenn die Ausführung einer anschließenden Aktivität den Verantwortungsbereich wechselt
– zu anderen Prozessen, externen Dienstleistern und Kunden
Doch Unternehmenskommunikation muss nicht nur wirkungsvoll, sondern auch wirtschaftlich sein.
Deshalb ist es sinnvoll, auch diesen Prozess regelmäßig unter die Lupe zu nehmen und zu schauen, was optimiert werden kann.
Erfolgreiche Unternehmen haben erkannt, dass der ausschließliche Fokus auf die Erreichung der Geschäftsziele nicht ausreichend für langfristigen Unternehmenserfolg und Wachstum ist.
Statistiken wie aus dem Führungsbarometer 2018 zeigen, dass eine positive Unternehmenskultur zu erhöhtem Engagement der Mitarbeiter führt.
Unternehmenskultur ist quasi die Persönlichkeit eines Unternehmens; das, was es einzigartig macht.
Sie wird bestimmt durch die individuell vorher festgelegten Werte, z.B. wie wird mit Kollegen, Partnern und Kunden kommuniziert; wie wird es mit der Arbeitssicherheit gehandhabt, wie ist der Umgang mit Fehlern; wie steht es um die Wertschätzung von Leistung und Einsatzbereitschaft?
Mitarbeiter handeln zumeist (selbstverständlich) menschlich – und zwar nach ihren Gedanken und Emotionen.
Fühlen sie sich nicht wohl, entfalten sie nicht ihr volles Potenzial. Sind sie glücklich und motiviert, bringen sie Höchstleistungen.
Deshalb ist der Unternehmenserfolg abhängig von der Unternehmenskultur.
Eine positive Arbeitsumgebung sorgt für langfristig zufriedene und leistungsfähige Mitarbeiter, die sich mit dem Unternehmen identifizieren und letztlich auch mit ihm alt werden.
(Mehr dazu gibt es in diesem Blogartikel.)
Sie merken, dass die Prozessoptimierung nicht nur durch Strategien und Techniken erreicht werden kann, sondern auch durch das menschliche Miteinander.
Geld ist also doch nicht alles, aber scheint am Ende raus zu kommen.
Das hört sich alles gut für Sie an, nur nicht das Wort “Prozessoptimierung”.
Sie bekommen immer noch einen leichten Schauer über dem Rücken, nicht wahr?
Dann holen Sie sich die nächste Ladung und warten Sie gespannt auf den nächsten Artikel aus dieser Rubrik.
Sie werden sehen, eines Tages werden Sie auf den Geschmack kommen.
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